阿俊於突破重圍考到心儀的政府工，主要負責活動企劃，需要撰寫計劃書及執行活動。但工作一年後，他漸漸失去入職時的興奮，同時充滿挫折感。細問之下，他表示過去自己每次提出計劃前都仔細考慮過每一個工作環節，包括預算及活動流程等等，但他的主管往往能指出他沒注意到的地方；更讓他洩氣的是，無論檢查了多少次，每次他提交的報告都會被主管發現有格式上或形式上的錯誤、錯漏字等等。雖然主管沒有責備他，而且鼓勵他在錯誤中累積經驗，但自我要求較高的阿俊，除了對自身能力產生懷疑，也不斷思索為何這位主管只比他年長幾歲，但總能看到他的錯漏呢？

 其實，每個行業都有一些表表者。有多年修車經驗的師傅，常常聽聲音就知道哪裡零件出問題；有經驗的游泳教練，總能指出學生的腿是否太用力、抱水的角度是否正確；大廚也能分辨不同的肉品要怎麼切、該怎麼烹調。或許我們可以總結出，這些專業出眾者成功之處在於經驗老到；但同樣也可以看到，很多人天天游泳、日日入廚房，卻不見得都能講出箇中的精隨。

 事實上，這些高手不只是用時間累積經驗，並且有意識地將經驗進行組織及系統化，並形成自己理解及判斷某類工作／情況的框架，心理學稱之為“心理表徵”。

 心理表徵讓我們在接收訊息時能迅速做出判斷，發現脗合規律的部分，提出準確的問題來確認，然後能做出正確的回應。當人對某類工作情況一旦形成心理表徵，就創建了自動回饋系統，當事人也能夠越來越精湛於相關技術。心理表徵並非固定不變，隨個人經驗累積或觀察其他人的經驗，可以讓心理表徵越來越細緻；回饋能力越高，自然技術也會越來越提升。

 雖然阿俊從事的是文書工作，不像修車、學游泳或烹飪等重複性的技術，但怎樣全盤考慮一個活動企劃、如何撰寫符合格式的報告，就是逐步形成心理表徵的行政技術，也就是阿俊主管的功力了。不少文職人員忽略了行政能力的培養，卻不服氣同期或後期入職的同事升職較快，每當出錯就只會責怪自己粗心大意，或想辦法補救及道歉。但在辦公室文化裡，這些錯誤會給人不認真、不專業的印象。

 阿俊如果想要建立行政能力的心理表徵，首先可根據過往的經驗擬定複檢表(check list)，幫自己歸納出需要注意的細節；藉由每次工作去完善複檢表的內容，行政能力自然就會逐日提升了。

 各位讀者，你也想在自己的行業裡成為更專業的人嗎？不妨從制定工作檢核表開始。

德 蘭

來源：澳門日報